Point de vente : accueillir un salarié après une longue absence

Le retour d’un salarié à la suite d’une absence prolongée, de quelques semaines à plusieurs années, se prépare en amont et s’organise avec minutie. Une responsabilité qui incombe tant au manager qu’au collaborateur.

Congés maternité ou parental, sabbatique ou maladie, les salariés sont susceptibles d’être absents pendant de longues périodes. «Dans tous les cas, leur retour soulève deux difficultés : pour le manager et l’équipe, il s’agit de réintégrer la personne dans un contexte organisationnel, économique ou technique qui a pu évoluer ; pour le salarié, de se réinsérer au mieux», pointe Isabelle Rongier, directrice associée de l’Académie du Service (conseil en marketing des services et relation client).

 

Pendant le congé

• Garder le contact

«Il est essentiel de ne pas couper le cordon entre l’absent et l’entreprise, ne serait-ce que pour éviter le turn­over», explique Dominique Pierson, consultant et formateur en mar­keting de la beauté. Tout au long du congé du salarié, le manager pourra envisager, en accord avec celui-ci, de continuer à l’informer de la vie du point de vente (nouvel équipement, embauches, succès…), voire à l’inviter aux grands événements ponctuant la vie de celui-ci (festivités de fin d’année, pot de départ, remise de prix…). D’autres experts sont plus réticents face à ce type de démarche. «C’est délicat dans le cadre d’un contrat suspendu, pour des raisons légales, mais aussi parce que le salarié absent évolue dans un autre monde que celui du travail», estime Isabelle Rongier.

• Préparer le retour en amont

Le rôle du manager est d’anticiper le retour du salarié, pour que l’essentiel des questions administratives et professionnelles soit réglé le jour J. «Un mois avant, organiser un entretien, de préférence en face à face, avec son collaborateur, préconise Isabelle Rongier. L’occasion pour lui de faire le point sur ses envies (horaires, vie d’équipe, évolution…). Et pour le manager de prendre la température de sa motivation et de ses éventuelles inquiétudes, de repréciser les changements intervenus dans le fonctionnement du magasin et ce qu’il attend du salarié. C’est aussi le moment d’envisager quel type de formation mettre en place pour le remettre totalement dans son poste.»
Il revient enfin au responsable de vérifier que les conditions matérielles du retour sont bien en place (poste de travail, uniforme, badge, etc.). «Il faut y pré­parer l’équipe, en redéfinissant les attributions de chacun, afin de recrédibiliser la personne», conseille Dominique Pierson. Si le salarié a été remplacé, préparer le passage de relais avec son remplaçant, dans l’idéal en gardant celui-ci quelques jours de plus. Il peut être judicieux de glisser, au moment de la prise de rendez-vous de la clientèle pour un soin en institut : «Une telle va revenir et aura plaisir à vous retrouver à partir de telle date». «Cette annonce faite, laisser le soin de choisir aux clientes si elles ont pris d’autres habitudes», recommande Isabelle Rongier.

 

Au retour

• Accompagner la réintégration

«Qu’il soit parti un mois ou plusieurs années, il faut considérer le salarié de retour comme un nouveau venu qui, de ce fait, a besoin d’un parcours d’inté­gration pouvant aller de quelques heures à une quinzaine de jours, afin de lui permettre de retrouver ses automatismes», affirme Delphine Gruau, directrice de la parfumerie Une Heure pour Soi de l’hyper­marché Leclerc à Caen (Calvados). Cela débute par un soin particulier porté à son accueil le jour J. «Sa rentrée “officielle” gagnerait à être précédée d’un “brief de décompression” informel dans un es­pace neutre mais convivial, type café ou salon de thé, avant de l’accompagner jusqu’au lieu de vente. Sans en faire trop non plus, pour ne pas susciter de jalousies», suggère Dominique Pierson. L’équipe tout entière devrait être réunie, quelques instants au moins, autour du nouveau venu, avant de refaire le tour des locaux, notamment en cas de changements intervenus sur le plan logistique et organisationnel. «Valoriser le retour de la personne, insister sur la satisfaction de l’équipe à la retrouver, sans oublier de l’informer sur les nouvelles compétences acqui­ses par les uns et les autres pendant ce temps», souligne Isabelle Rongier.

• Mettre en place un parrainage

Les premiers jours ou semaines, le salarié devra travailler en tandem avec un autre professionnel pour se remettre dans le bain. «Ce tuteur pourra être l’adjointe ou la gérante, observe Isabelle Rongier. Les binômes de conseillères fonctionnent très bien aussi, la première étant chargée de mettre la “nouvelle” au goût du jour d’un point de vue technique comme relationnel, de façon plus aisée qu’avec un supérieur hiérarchique.»

• Proposer une formation

Une remise à niveau technique est une obligation légale. «On peut soit réinscrire le salarié à un programme de formation afin qu’il l’effectue avant son retour, soit lui laisser quelques jours pour se réadapter», précise Dominique Pierson. Si le point de vente ap­partient à un réseau, demander à la formatrice de prendre du temps avec la personne.

• Faire un bilan

Au terme de cette phase intermédiaire, un entretien doit être organisé entre manager et salarié pour faire le point sur la qualité de la réintégration de ce dernier, sur les plans professionnel et personnel. «Le poste pourra être adapté au vu des résultats de la visite médicale de reprise», ajoute Delphine Gruau. Un accompagnement spécifique pourra être envisagé, en vue d’une évolution du salarié à un horizon plus ou moins proche.

 

Côté salarié

La personne qui a fait une pause dans son parcours doit reprendre rapidement un rythme professionnel, tout en se refaisant une place dans une équipe qui a pu évoluer. Pour mettre toutes les chances de son côté, il ne faut rien laisser au hasard.

• Soigner les démarches administratives

Sitôt la date de retour connue, la faire connaître à son employeur selon les règles légales (délais, pro­cédures…) afin de lui faciliter les choses en matière de logistique et marquer sa motivation à réintégrer ses fonctions. Si un aménagement d’horaires est envisagé, l’en informer. En cas de souhait d’évolution, on peut demander à se former ou à bénéficier d’un bilan de compétences, notamment si le congé a duré plus de six mois. Si l’absence est due à des raisons de santé, il faut solliciter auprès du médecin du travail une visite médicale de préreprise, en plus de la visite médicale de reprise.

• Adapter son comportement

«La parfumerie étant un secteur riche en nouveautés, il faut continuer à s’in­former durant son absence, via le e-learning ou bien la presse, pour ne pas se retrouver hors jeu», conseille Dominique Pierson. Quels que soient son poste et son expérience, revenir avec de l’humilité, conscient que de l’eau a coulé sous les ponts durant son absence. Dans cette logique, se montrer curieux et ouvert, comme un nouvel embauché en période d’essai… sans le stress de ne pas être gardé.

• Cultiver le relationnel

Essayer de garder le contact avec l’équipe au moins une fois par trimestre. «En cas de congé maternité, le fait de passer avec le bébé, notamment accompagné des cadeaux reçus, sera apprécié», note Isabelle Rongier. Il en va de même, si possible, concernant les clientes avec lesquelles un lien fort s’est tissé.

Les points à retenir

Le retour de congé long constitue un enjeu tant pour le salarié que pour le manager.

Il incombe à ce dernier de garder le contact, autant que possible, avec son collaborateur pendant le congé, et de préparer son retour en amont, notamment par un entretien de pré-reprise.

Ce retour doit rimer avec accueil chaleureux, parrainage et formation. Au terme de la période de reprise, un bilan sera effectué entre manager et salarié.

Du côté du salarié, humilité et proactivité sont de mise : n’omettre aucune démarche administrative, adopter un comportement professionnel et cultiver son relationnel.

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